Seit dem 1. Januar 2025 sind deutsche Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt: Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro selbst E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt das für alle. Was viele dabei unterschätzen: Die deutschen Regelungen sind nur ein Teil eines größeren Puzzles. Wer international aufgestellt ist, sieht sich gleichzeitig mit den E-Rechnungssystemen anderer Länder konfrontiert, die eigene Formate, eigene Plattformen und eigene Fristen mitbringen.
Was die deutsche Regelung konkret verlangt
Das Wachstumschancengesetz hat die gesetzliche Grundlage geschaffen. Kernstück ist die strukturierte elektronische Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis bedeutet das: Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.x (ab Profil EN 16931) erfüllen die Anforderungen, ein einfaches PDF dagegen nicht mehr. Ein PDF gilt ab 2025 nur noch als „sonstige Rechnung“ und darf unter bestimmten Bedingungen übergangsweise weiter genutzt werden, jedoch nicht dauerhaft.
Für den Empfang strukturierter Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Unternehmen, die bis Ende 2024 noch keine technische Infrastruktur aufgebaut hatten, stehen seitdem vor einem Compliance-Problem. Wer als Dienstleister oder Lieferant im B2B-Segment tätig ist und von Geschäftspartnern per E-Rechnung beliefert wird, muss diese verarbeiten können. Das betrifft auch kleinere Betriebe, die bislang mit einfachen Buchhaltungslösungen gearbeitet haben.
Der entscheidende Unterschied: Inland versus grenzüberschreitend
Die deutschen Vorschriften gelten für inländische B2B-Umsätze zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen. Grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen fallen nicht unter diese Regelung. Hier gelten weiterhin die umsatzsteuerrechtlichen Bestimmungen des jeweiligen Ziellandes, ergänzt durch europäische Vorgaben zur Rechnungsstellung.
Das klingt nach Entlastung, ist es aber nur bedingt. Denn zahlreiche EU-Mitgliedstaaten haben parallel eigene Systeme eingeführt oder tun dies gerade. Italien hat mit dem Sistema di Interscambio (SdI) schon seit 2019 ein verpflichtendes B2B-E-Rechnungssystem. Polen bereitet mit dem Krajowy System e-Faktur (KSeF) die nächste Ausbaustufe vor. Rumänien hat für bestimmte Sektoren bereits ein Pflichtformat eingeführt. Unternehmen, die in mehreren dieser Märkte aktiv sind, müssen die jeweiligen nationalen Anforderungen separat erfüllen.
Frankreich als Beispiel für ein komplexes Parallelsystem
Frankreich hat sein Mandat zur E-Rechnung mehrfach verschoben, hält aber am Ziel fest. Der neue Zeitplan sieht vor, dass große Unternehmen ab September 2026 verpflichtend E-Rechnungen ausstellen müssen, mittlere Unternehmen folgen 2027. Gleichzeitig führt Frankreich ein duales Modell ein: Unternehmen können entweder über eine staatliche Plattform (Portail Public de Facturation, PPF) oder über akkreditierte private Plattformen (PDP) abwickeln. Das Besondere daran ist das sogenannte „e-reporting“, also die Pflicht zur Meldung von Transaktionsdaten an die Steuerbehörde, auch für Umsätze mit nicht in Frankreich ansässigen Unternehmen.
Für deutsche Exporteure bedeutet das: Wer Waren oder Dienstleistungen an französische Unternehmen liefert, wird künftig mit Anforderungen konfrontiert, die über die bloße Rechnungsstellung hinausgehen. Eine gute Übersicht über die konkreten Auswirkungen auf den deutschen Markt bietet der Beitrag zur E-Rechnung in Frankreich und Auswirkung für deutsche Unternehmen, der die wesentlichen Pflichten und Fristen strukturiert aufbereitet.
Wo der operative Aufwand tatsächlich entsteht
Die Herausforderung liegt weniger in der Technik als in der Koordination. Ein mittelständisches Unternehmen, das in Deutschland, Frankreich und Polen Geschäfte macht, muss im schlimmsten Fall drei unterschiedliche Rechnungsformate beherrschen, drei unterschiedliche Einreichungswege kennen und drei unterschiedliche Meldefristen im Blick behalten. Das ist kein theoretisches Szenario: Viele Maschinenbauer, Zulieferer und IT-Dienstleister aus dem deutschen Mittelstand sind genau in dieser Situation.
Ein Beispiel: Ein Softwareentwickler aus München fakturiert monatlich an 40 Kunden, davon 12 in Frankreich und 8 in Polen. Bislang hat er für alle Kunden PDFs verschickt. Ab 2026 muss er für seine deutschen Kunden XRechnung oder ZUGFeRD beherrschen, für seine französischen Kunden die PPF-Plattform oder eine PDP nutzen und die e-reporting-Pflicht erfüllen, und für seine polnischen Kunden das KSeF-System bedienen. Sein bisheriges Abrechnungssystem deckt keinen dieser drei Wege ab.
Praktische Schritte für eine realistische Vorbereitung
Wer jetzt handelt, hat gegenüber der Frist noch Spielraum. Folgende Punkte sollten Unternehmen konkret angehen:
- Bestandsaufnahme der Kundenstruktur: In welchen Ländern sitzen Kunden und Lieferanten? Welche dieser Länder haben bereits eine E-Rechnungspflicht oder planen eine?
- Softwareprüfung: Kann das bestehende ERP- oder Buchhaltungssystem strukturierte Formate erzeugen und empfangen? Gibt es Schnittstellen zu Plattformen wie SdI oder PPF?
- Prozessanpassung: E-Rechnungen erfordern vollständige und maschinenlesbare Stammdaten. Fehlende oder falsche Lieferantennummern, abweichende Adressen oder fehlende Steuernummern führen zu technischen Fehlern.
- Zeitplanung: Die Einführung eines neuen Abrechnungsprozesses inklusive Testläufen dauert in der Praxis drei bis sechs Monate. Wer im Frühjahr 2026 startet, kommt für Frankreich zu spät.
Steuerliche Folgen bei Nichtbeachtung
Wer die Anforderungen nicht erfüllt, riskiert mehr als technische Probleme. In Deutschland kann eine nicht ordnungsgemäße Rechnung dazu führen, dass der Vorsteuerabzug verweigert wird. Das betrifft sowohl den Aussteller als auch den Empfänger. In Ländern mit staatlichen Meldesystemen wie Italien drohen bei fehlerhafter oder ausgebliebener Übermittlung direkte Bußgelder, die je nach Schwere des Verstoßes mehrere tausend Euro erreichen können.
Die E-Rechnungspflicht ist kein abstraktes Digitalisierungsthema. Sie hat direkte Auswirkungen auf Liquidität, Steuerplanung und Lieferantenbeziehungen. Unternehmen, die frühzeitig ihre Systeme anpassen und die Anforderungen der relevanten Länder kennen, vermeiden nicht nur Strafen, sondern positionieren sich auch als verlässliche Geschäftspartner in einem Markt, der zunehmend auf digitale Prozesse setzt.
