Der Onlinehandel boomt und sowohl Unternehmen als auch kleinere Shopbetreiber können von der steigenden Nachfrage profitieren. Um langfristig im Onlinehandel erfolgreich zu sein, ist es aber nicht nur wichtig, Kunden einen modernen Shop anzubieten und sich durch Marketing-Maßnahmen gegenüber Konkurrenten und Mitbewerbern zu behaupten, sondern vor allem auch rechtliche Vorschriften einhalten, um negative Konsequenzen zu vermeiden. Was sollte in diesem Zusammenhang beim Thema Buchhaltung unbedingt beachtet werden?
Fallstricke von Beginn an vermeiden
Wer einen Onlineshop betreibt, muss in Sachen Buchhaltung und damit verbundenen Vorschriften eine ganze Menge beachten, um im gesetzlichen Rahmen zu bleiben. Obwohl es zunächst einmal so aussehen mag, dass sich der stationäre und der Onlinehandel nicht großartig voneinander unterscheiden, was die Buchhaltung betrifft, lauern tatsächlich einige Fallstricke im Onlinehandel, deren sich jeder Shopbetreiber bewusst sein sollte. Beim Onlinehandel handelt es sich rechtlich gesehen um eine Form des Fernabsatzes, weshalb auch spezielle Regelungen herrschen.
So werden Online-Kunden beispielsweise erweiterte Rechte, wie etwa verlängerte Widerrufsfristen eingeräumt und Händlern zusätzliche Pflichten auferlegt. Eine professionelle rechtliche Erstberatung ist daher vor dem Einstieg in die Welt des Onlinehandels sehr zu empfehlen.
Unterschiede zum stationären Handel in der Buchhaltung
Eine der größten Herausforderungen im Onlinehandel liegt in der großen Anzahl an Transaktionen, die je nach Größe des Onlineshops schnell in die Hunderte pro Tag gehen können. Jede einzelne dieser Transaktionen muss dabei vorschriftsmäßig im DATEV Buchhaltungssystem gebucht werden, was manuell ab einer bestimmten Shopgröße gar nicht mehr möglich ist.
Mit modernen Shopsystemen, wie beispielsweise Shopify, lassen sich allerdings zahlreiche Prozesse automatisieren, was die Buchhaltung enorm vereinfacht. Darüber hinaus ist es möglich, einen Shopify Shop mit einer Buchhaltungssoftware zu verknüpfen, wodurch die Bestelldaten an die Software exportiert werden und im DATEV-Format automatisiert direkt zu einem Steuerberater gesendet werden können. Buchhaltungssoftware unterstützt Onlinehändler, indem sie die einzelnen Abrechnungsberichte in Einzeltransaktionen aufsplittet, wodurch folgende Posten zur Verfügung stehen:
– Zahlungseingänge von Endkunden
– Rückerstattungen an Endkunden
– einzelne Gebühren von Zahlungsanbietern
– Sondertransaktionen
– Auszahlungensbeträge auf dem Konto des Shopbetreibers
Details dazu und wie sich dadurch enorm viel Zeit- und Arbeitsaufwand sparen lässt, erfährt man im Blog von eBakery.
Einnahmenüberschussrechnung oder doppelte Buchführung?
Jeder Shopbetreiber ist selbstverständlich für die ordnungsgemäße Durchführung der Buchhaltung verantwortlich, Fehler können schnell Nachzahlungen oder auch Bußgelder mit sich bringen. Daher ist es für jeden Onlineshopbetreiber unabhängig von der Größe wichtig, genau zu erörtern, wie die Buchhaltung organisiert wird, welche Arten von Einnahmen und Ausgaben anfallen, wie mit Abschreibungen umgegangen wird, wie die Belege sortiert bzw. elektronisch verarbeitet werden und wie die Buchhaltung auf Fehler überprüft werden soll.
Während kleinere Onlinehändler in der Regel die vereinfachte Form der Buchhaltung nutzen können (Einnahmenüberschussrechnung), müssen Betreiber von Onlineshops, deren Umsatz mehr als 500.000 Euro beträgt, eine Bilanz erstellen und sind der doppelten Buchhaltung verpflichtet. Spätestens bei Umsätzen in der Größenordnung ist ein auf Onlinehandel spezialisierter Steuerberater in der Regel unverzichtbar, um den komplexen Anforderungen gerecht zu werden. Unabhängig von der gewählten Form der Buchhaltung gilt immer die Belegpflicht, die besagt, dass keine Buchung ohne einen entsprechenden Beleg (Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kontoauszüge) getätigt werden darf. Weitere Belegarten, die für den Onlinehandel relevant sind, sind Gutschriften, Kreditkartenbewegungen und Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen.
Besonderheiten der Rechnungsstellung im Onlinehandel
Die Angaben, die Onlineshopbetreiber auf ihren Rechnungen machen müssen, kann sehr komplex sein und ist von zahlreichen Faktoren abhängig. Für den Fall, dass Produkte auch nicht EU-Länder verkauft werden sollen, ist beispielsweise eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der Rechnungsstellung Pflicht. Jetzt wird es kompliziert: Für den Fall, dass die Ware aus einem Lager im Ausland versendet wird, etwa weil man die Logistik auslagert oder auch ein Dropshipping Business verfolgt, muss auf der Rechnung der Umsatzsteuersatz des jeweiligen Landes angegeben werden, aus welchem die Wahre verschickt wurde.
Fazit
Während kleinere Shopbetreiber möglicherweise noch ohne eine professionelle Unterstützung auskommen, zeigen die oben genannten Aspekte, dass es durchaus sinnvoll ist, von Beginn an mit einem auf Onlinehandel spezialisierten Steuerberater zusammenzuarbeiten, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden und jederzeit auf der sicheren Seite zu sein. Gerade wenn man Handel über nationale und internationale Grenzen hinaus betreibt, ist fachkundige und kompetente Unterstützung eine große Hilfe. Es empfiehlt sich, sich diesbezüglich über die individuellen Herausforderungen und Ansprüche für den eigenen Onlinehandel beraten zu lassen. Da sich die Regeln und Vorschriften auch immer mal wieder ändern können, sollte man das Thema verfolgen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
