Wenn ein Unternehmen seinen Hauptsitz verlegt, denken die meisten zunächst an Serverräume, Telefonanlagen und den physischen Umzug der Büromöbel. Was dabei regelmäßig zu spät auf den Tisch kommt: die Homeoffice-Arbeitsplätze der Belegschaft. Dabei hat sich dieser Bereich seit 2020 so grundlegend verändert, dass er bei einem Umzug eigene Planungszeit braucht, oft sogar mehr als das klassische Büro selbst.
Warum der Homeoffice-Arbeitsplatz rechtlich zum Unternehmen gehört
Seit der Novellierung der Arbeitsstättenverordnung und den Konkretisierungen durch die DGUV-Regelwerke gilt: Wer Mitarbeitern dauerhaftes Homeoffice gestattet oder vorschreibt, übernimmt damit auch die Verantwortung für die Ausstattung dieses Arbeitsplatzes. Das umfasst Mobiliar, Beleuchtung, Hardware und Datensicherheit. Ein Unternehmensumzug ändert daran nichts, kann aber bestehende Vereinbarungen hinfällig machen oder neue Pflichten auslösen.
Konkret bedeutet das: Wer seinen Firmensitz von München nach Hamburg verlegt, muss prüfen, ob bestehende Homeoffice-Vereinbarungen an die neue Firmenkonstellation angepasst werden müssen. Das gilt insbesondere dann, wenn sich der zuständige Betriebsrat ändert, wenn tarifliche Regelungen territorial gebunden sind oder wenn sich durch die neue Unternehmensstruktur die steuerliche Behandlung der Arbeitsmittel verschiebt.
Inventur der Homeoffice-Ausstattung vor dem Umzug
Vor dem Umzugstag sollte jedes Unternehmen eine vollständige Bestandsaufnahme der ausgegebenen Arbeitsmittel durchführen. Laut einer Erhebung des Branchenverbands Bitkom arbeiten in deutschen Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten durchschnittlich 34 Prozent der Belegschaft zumindest anteilig von zu Hause. Bei einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitern sind das rund 68 Personen, die jeweils Hardware, Peripherie und häufig auch Möbel vom Arbeitgeber gestellt bekommen haben.
Eine strukturierte Inventur klärt folgende Punkte:
- Welche Geräte befinden sich im Eigentum des Unternehmens, welche wurden bezuschusst?
- Welche Geräte sind noch unter Garantie oder Leasingvertrag?
- Welche Hardware entspricht noch den aktuellen Sicherheitsanforderungen?
- Welche Vereinbarungen regeln Rückgabe und Nutzung nach einem Umzug?
Geräte, die älter als drei bis vier Jahre sind, sollten ohnehin auf den Prüfstand. Wer den Umzug als Anlass nimmt, veraltete Hardware zu ersetzen, spart langfristig Support-Aufwand. Für die Neuanschaffung lohnt sich ein Blick auf aktuelle Unternehmensmodelle: Ein zuverlässiger Dell Laptop gehört in vielen Unternehmen seit Jahren zur Standardausstattung für mobile Arbeitsplätze, weil sich Garantieprozesse, Geräteverwaltung und Reparatur zentral organisieren lassen.
Datenschutz und IT-Sicherheit neu denken
Ein Unternehmensumzug ist häufig mit einer Neugestaltung der IT-Infrastruktur verbunden. Neue Server, neue Netzwerkstrukturen, manchmal auch ein Wechsel des IT-Dienstleisters. Genau hier liegt eine unterschätzte Gefahr für den Homeoffice-Betrieb. Wenn sich IP-Adressen, VPN-Konfigurationen oder Zugangsdaten ändern, müssen alle Heimarbeitsplätze synchron migriert werden.
Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass technische und organisatorische Maßnahmen jederzeit dem aktuellen Stand entsprechen. Ein Umzug, bei dem die Homeoffice-Zugänge temporär auf alten Konfigurationen laufen, kann als Sicherheitslücke bewertet werden. Die Aufsichtsbehörden haben in den vergangenen Jahren mehrfach deutlich gemacht, dass sie bei Datenpannen im Homeoffice-Kontext keine Milde zeigen. Bußgelder ab 50.000 Euro für mittlere Unternehmen sind keine Seltenheit mehr.
Empfehlenswert ist eine schriftliche IT-Migration-Checkliste, die explizit den Homeoffice-Bereich abdeckt, mit verbindlichen Fristen und benannten Verantwortlichen.
Was sich bei Arbeitsverträgen und Betriebsvereinbarungen ändern kann
Nicht jede Homeoffice-Vereinbarung übersteht einen Firmensitz-Wechsel automatisch. Wenn der Unternehmenssitz in ein anderes Bundesland verlegt wird, können tarifvertragliche Zuordnungen neu bewertet werden. Auch Betriebsvereinbarungen sind an den Betrieb gebunden, nicht an einzelne Personen. Fusioniert das umziehende Unternehmen gleichzeitig mit einem anderen Standort, muss der Betriebsrat ausdrücklich zustimmen, bevor bestehende Homeoffice-Regelungen übernommen oder verändert werden.
Ein häufig übersehener Punkt betrifft die steuerliche Seite. Seit 2023 gilt der erhöhte Homeoffice-Pauschbetrag von 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr. Arbeitgeber, die zusätzlich Arbeitsmittel stellen oder bezuschussen, müssen prüfen, ob sich durch den Umzug an der steuerlichen Behandlung dieser Leistungen etwas ändert, etwa wenn das Unternehmen künftig in einem anderen Steuerfinanzamt-Bezirk ansässig ist.
Kommunikation mit der Belegschaft: Frühzeitig und konkret
Erfahrungsgemäß entsteht die größte Unruhe nicht durch den Umzug selbst, sondern durch unklare Kommunikation. Mitarbeiter im Homeoffice fühlen sich bei Firmenumzügen ohnehin oft abgekoppelt, weil sie den physischen Wandel nicht direkt erleben. Wenn dann plötzlich das VPN nicht mehr funktioniert, Druckertreiber fehlen oder Lizenzschlüssel ablaufen, entsteht Frust, der sich vermeiden lässt.
Sinnvoll ist ein Kommunikationsplan, der folgende Meilensteine abdeckt:
- Ankündigung des Umzugs mit konkretem Zeitplan mindestens acht Wochen vorher
- Schriftliche Information über geplante IT-Ausfallzeiten
- Persönliche Ansprechpartner für Homeoffice-spezifische Fragen
- Schriftliche Bestätigung, welche Ausstattung bleibt, was erneuert wird
Unternehmen, die einen dedizierten Homeoffice-Koordinator für die Umzugsphase benennen, berichten deutlich von weniger Support-Anfragen und kürzeren Ausfallzeiten.
Ergonomie und Arbeitssicherheit nicht vergessen
Die Berufsgenossenschaft schreibt vor, dass Arbeitgeber regelmäßig prüfen, ob die Homeoffice-Arbeitsplätze den Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung entsprechen. Ein Umzug bietet die Gelegenheit, das nachzuholen. Gerade bei Mitarbeitern, die seit 2020 dauerhaft von zu Hause arbeiten, sind Schreibtisch, Stuhl und Bildschirmposition oft nie systematisch überprüft worden.
Laut Statistiken der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung sind Muskel-Skelett-Erkrankungen die häufigste Ursache für krankheitsbedingte Fehlzeiten. Unternehmen, die im Zuge des Umzugs einen standardisierten Selbstauskunftsbogen für Homeoffice-Arbeitsplätze einführen, profitieren doppelt: Sie erfüllen ihre Dokumentationspflichten und reduzieren das Risiko von Folgekosten durch Erkrankungen.
Ein Unternehmensumzug ist kein Routinevorgang, der sich auf das Ummelden einer Adresse beschränkt. Wer die Homeoffice-Arbeitsplätze seiner Belegschaft dabei strukturiert mitdenkt, spart nicht nur Ärger, sondern auch bares Geld.
