Von Redaktion BDO-Online · veröffentlicht am 12.11.2026
Mit der Selbstständigkeit kommt die Steuer in einer Form ins Haus, die viele aus dem Angestelltenverhältnis nicht kennen: Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Einnahmenüberschussrechnung, Vorauszahlungen, Fristen. Spätestens nach dem ersten Jahr stellt sich die Frage, ob man das alles allein erledigen will. Die Entscheidung für eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater ist dabei keine Frage von Alles oder Nichts. Dieser Beitrag zeigt, woran Sie Bedarf erkennen, worauf es bei der Auswahl ankommt und welche Fragen Sie im Erstgespräch stellen können.
Wann sich Unterstützung lohnt
Ob Sie einen Steuerberater brauchen, hängt von der Art Ihrer Tätigkeit und der Komplexität Ihrer Einnahmen ab. Wer als Freiberufler mit wenigen Rechnungen im Jahr arbeitet und die Kleinunternehmerregelung nutzt, kommt eventuell eine Zeit lang allein zurecht. Bei folgenden Konstellationen wird Unterstützung meist sinnvoll:
- Sie überschreiten die Grenzen der Kleinunternehmerregelung oder verzichten auf sie und müssen Umsatzsteuer abführen.
- Sie beschäftigen Mitarbeitende oder Minijobber.
- Sie sind buchführungspflichtig und müssen eine Bilanz erstellen, statt nur Einnahmen und Ausgaben gegenüberzustellen.
- Sie haben Kunden oder Lieferanten im Ausland.
- Sie planen eine Gesellschaftsform wie GmbH oder UG und brauchen Beratung zur Struktur.
- Sie wollen Investitionen steuerlich sinnvoll planen oder haben Fragen zur Altersvorsorge.
Die genauen Grenzen und Pflichten ändern sich von Zeit zu Zeit. Fragen Sie deshalb beim Finanzamt oder bei einer Beratung nach dem aktuellen Stand und verlassen Sie sich nicht auf alte Zahlen aus Foren.
Wer darf eigentlich steuerlich beraten?
Die geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen ist in Deutschland geregelt. Steuerberater sind in der jeweiligen Steuerberaterkammer Mitglied; die Bundessteuerberaterkammer erläutert unter www.bstbk.de den Berufsstand. Daneben gibt es Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte mit steuerlicher Befugnis und Lohnsteuerhilfevereine. Letztere dürfen nur einen begrenzten Kreis von Mitgliedern beraten, vor allem Arbeitnehmer und Rentner, und kommen für die meisten Selbstständigen daher nicht in Frage. Eine einfache Rückfrage bei der Steuerberaterkammer klärt, ob jemand tatsächlich zugelassen ist. Wer sich ohne Befugnis als Berater ausgibt, handelt unzulässig.
Auswahl: Wonach sollten Sie schauen?
Die Zahl der Kanzleien ist groß, die Unterschiede liegen oft im Detail. Diese Kriterien helfen bei der Vorauswahl:
Erfahrung mit Ihrer Branche
Ein Berater, der regelmäßig Webentwickler, Heilberufler oder Handwerksbetriebe betreut, kennt typische Fragen: Welche Ausgaben sind absetzbar? Wie wird ein Homeoffice behandelt? Was gilt bei Auslandskunden? Fragen Sie ruhig nach, wie viele Mandate aus Ihrem Bereich es gibt.
Erreichbarkeit und Kommunikation
Wie schnell antwortet die Kanzlei auf Anfragen? Gibt es feste Ansprechpartner? Können Unterlagen digital übergeben werden, und mit welcher Software arbeitet die Kanzlei? Gerade für Selbstständige, die ihre Buchhaltung selbst vorbereiten, ist eine unkomplizierte digitale Übergabe ein praktischer Faktor.
Leistungsumfang
Klären Sie, welche Leistungen enthalten sind: nur die Steuererklärung, die laufende Buchhaltung, die Lohnabrechnung oder auch eine laufende Beratung? Wer das offen anspricht, vermeidet später Missverständnisse.
Honorar und Abrechnung
Die Vergütung der Steuerberater richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung, in bestimmten Fällen sind auch Vereinbarungen möglich. Lassen Sie sich vorab erklären, wie abgerechnet wird: nach Aufwand, pauschal oder nach Gegenstandswerten. Eine transparente Kanzlei nennt Ihnen im Erstgespräch eine Orientierung und erklärt, was die Kosten beeinflusst.
Nähe oder Distanz
Früher musste die Kanzlei möglichst um die Ecke liegen. Heute lässt sich vieles digital erledigen. Trotzdem kann Ortskenntnis nützlich sein, etwa wenn es um das zuständige Finanzamt, regionale Gewerbesteuerhebesätze oder persönliche Termine geht.
Wo Sie Kandidaten finden
Für die erste Liste gibt es mehrere Wege. Der klassische ist die Empfehlung aus dem Bekanntenkreis oder von anderen Selbstständigen in Ihrer Branche. Die Steuerberaterkammern bieten Suchdienste an, in denen sich zugelassene Berater nach Ort filtern lassen. Karten- und Branchenverzeichnisse zeigen Kanzleien in der Nähe samt Kontaktdaten. Wenn Sie Kanzleien in Ihrer Stadt nebeneinander sehen und einordnen möchten, können Sie dafür auch Steuerberater nach Stadt vergleichen. Dort sind die Einträge nach einem offen beschriebenen Fakten-Index sortiert, und eine Ampel zeigt, ob die Kontaktdaten in OpenStreetMap und auf der Kanzleiwebsite übereinstimmen. Das ersetzt kein Gespräch, hilft aber bei der Vorauswahl. Wie bei jeder Liste gilt: Prüfen Sie die Kandidaten zusätzlich auf deren eigener Website und fragen Sie nach Referenzen.
Das Erstgespräch: Fragen, die sich lohnen
Viele Kanzleien bieten ein kurzes Kennenlernen an. Bereiten Sie sich mit ein paar Fragen vor:
- Welche Leistungen übernehmen Sie für Selbstständige in meiner Situation, und welche muss ich selbst erledigen?
- Wer ist mein fester Ansprechpartner, und wie läuft die Kommunikation ab?
- Wie übergebe ich Belege, und bis wann muss ich was liefern?
- Wie rechnen Sie ab, und womit muss ich im ersten Jahr ungefähr rechnen?
- Wie gehen Sie mit Fristen um, und wer überwacht Termine für Voranmeldungen und Erklärungen?
- Welche Steuervorauszahlungen sind für mich zu erwarten, und wie plane ich dafür Rücklagen?
Auch Ihr Eindruck zählt. Ein gutes Gespräch erklärt Dinge verständlich, nimmt Ihre Fragen ernst und verspricht nichts, was nicht zu halten ist. Vorsicht ist angebracht, wenn jemand pauschale Steuerersparnisse in Aussicht stellt, ohne Ihre Zahlen gesehen zu haben.
Hilfreich ist außerdem ein kurzer Überblick Ihrer Zahlen für das Gespräch: Umsätze und Ausgaben der letzten Monate, die Art Ihrer Kunden, vorhandene Verträge, Leasing oder Kredite und geplante Anschaffungen. So kann die Beratung gleich konkret werden, statt bei Grundsatzfragen zu beginnen. Notieren Sie zudem, welche Software Sie für Rechnungen nutzen, denn nicht jede Kanzlei arbeitet mit jedem Programm zusammen. Und fragen Sie, ob die Kanzlei auch bei Betriebsprüfungen oder Schreiben vom Finanzamt unterstützt und ob dafür gesonderte Kosten entstehen.
Was Sie selbst vorbereiten können
Unabhängig von der Kanzlei erleichtert Ordnung die Zusammenarbeit und kann Kosten senken, weil weniger Nacharbeit entsteht. Sammeln Sie Belege fortlaufend statt am Jahresende, trennen Sie Geschäfts- und Privatkonto, und notieren Sie bei Fahrten und Bewirtungen die erforderlichen Angaben. Fragen Sie Ihren Berater, in welchem Format er Belege am liebsten erhält, und halten Sie sich daran.
Eine Kanzlei zu wechseln ist möglich, wenn die Chemie nicht stimmt oder sich Ihre Anforderungen ändern. Klären Sie dann Kündigungsfristen und die Herausgabe Ihrer Unterlagen. Mit einer sorgfältigen Auswahl am Anfang lässt sich der Wechsel aber meist vermeiden.
